هر مدير در هر سطح و رده مديريتی براي آگاهي از جريان امور حوزه تحت تصدي خود و انجام اقدامات و تصميم گيريهاي مناسب و صحيح ناگزير از دریافت و بررسی گزارش هاي مختلف مي باشد.بدون شك محتواي گزارش ها اعم از مطالعات و تحقيقات و بازرسي ها، نحوه اجرا و مقدار پيشرفت برنامه ها ، نتايج فعاليت ها و بازتاب هاي آن و فعل و انفعالات دروني و بيروني سازمان و خلاصه هر واقعه مهم و حساس، در تصميم گيري و تشخيص درست و نادرست هر مدير اثرگذار و سرنوشت ساز است بنابراين بايد توجه داشت که یک گزارش صحیح می تواند راهنما و راهگشاي زندگي آينده سازمان يا شركت باشد.

سازمانی كه فاقد گزارش هاي كاري دقيق و جامع باشد مانند فردي است كه حافظه خود را از دست داده باشد و به ناچار مجبور به دوباره كاري و آزمايش آزموده ها و پيمودن راههاي گذشته و اتلاف وقت و هزينه خواهد بود.